Wordのファイルサイズを小さくする方法
仕事で、Wordを使用して仕様書を作成したのだが、ファイルサイズが25MBもの大きさになってしまった。
ページ数は90ページ程度なのに、いくらなんでもサイズが膨らみすぎだ。
これではファイルの編集やファイル転送、印刷に余計な時間がかかってしまう。
そこでファイルサイズを小さくする方法を調べてみた。
どうやらVisioで作成した図面を直接Word文書にコピー＆ペーストしていたのがいけなかったようだ。
この場合、Visio図面はWord文書にオブジェクトとして貼り付けられる。
このオブジェクトには元のデータまで含まれているため、Word文書のファイルサイズが大きくなってしまうのだ。
対策としては、メニューから「編集＞形式を選択して貼り付け」を選び，図として貼り付ける。
この方法ではグラフィックデータのみが貼り付けられるため、ファイルサイズをかなり絞り込むことが出来る。
実際に作成した仕様書を上記の方法で再作成した結果を以下に示す。
Visio図面を直接貼り付けた場合（全114オブジェクト）
⇒サイズ：25560KB
Visio図面を形式を選択して貼り付けた場合
⇒サイズ：2186KB
なんと91.5%もファイルサイズが削減された！
ただし、この方法を採るとWord上で図面を直接編集することはできなくなってしまうので、注意が必要だ。
ちなみに「形式を選択して貼り付け」はVisioに限らず他のデータ（Excel、画像など）でも応用可能だ。
【参考文献】
東京都立大学工学部土木工学科土質研究室
前田雄介のホームページ